外贸信函的实例

来源:情书网 时间:2020-12-24 08:28:53 责编: 人气:
例一:150 kensington roadbrooklyn,new york 12②,n.y.③june 10 1985例二:established 1900telephone:chicago envelope company cable address:calumet 4251 2901-2917 indiana avenue envelope chicagoref.no.chicago,illinois codes used:march 16 1982 all codesrentley’s preferred注:实例中央上面established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久,可证明公司的信用良好,所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州,芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字(telephone)是电话号码,ref.no(等于correspondence reference no.)是“信件编号”,其用途是便于索引,按此号码可将信件归案存档,因而又可称为“索引号码”。右边的细小字(cable address)电报挂号,用于发收电报。这个公司只有“envelope chicago”二个字就够了,其手续费和电报费均能节省。(codes used)即“使用电讯密码簿”。(all codes,rentlev’s preferred)即“在所有密码簿中,请选用(rentley)密码簿”。例三:17.philpot lane,london,e.c.①3,25 april,1991写信头还需要注意的一点是,在写日期时,要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日,按英国习惯,应写为“2ndmay,1995”按美国习惯是“may 2,1995”。(3)收信人名址。与信封上的收信人地址相同,一般写在信纸的左上部,即在寄信日期下隔二行起写。如:messrs.allen & son(1919)pty,ltd.,155,flinders lane,melbourne,c.①1.australiamarch 16,1991messrs.smith & james,inc.500 norton bldg.seattle 4,washu.s.a写收信人地址特别要注意的是,不仅要详细,而且必须按照收信人自身所固定的写法来写,不能随意改变,因为职业、职位不同,以及在不同的国家,其头衔、区域的写法是完全不一样的。(4)称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼,相当于中文书信“敬启者”,例如:dear sir dear sirs,dear madam,dear ladies,gentlemen: dear mesdames,dear sir and madam,ladies and gentlemen:在不同的信件中,称呼是多种多样的,但最常见的不外是gentlemen(美国式)和dear sirs(英国式)二种。可见,在商贸英文书信的称呼中,由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏,所以一般不再写收信人的姓名,通常就写dear sirs或gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时,才加上人名,如dear mr.small。在这里,dear sirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语,是公文中常用的,不宜直译为“亲爱的先生”。另外,由于英、美习惯的不同,还要注意在“dear sirs”之后,通常用“,”号,而美国式“gentlemen”之后,则应用“:”号。(5)正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“c”,即礼貌(courtesy)、简洁(conciseness)、明了(clarity)、正确(correctness)和完整(completeness),以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写,信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白,以保持书信应有的齐整格式。同时,一封信要按内容分成几段,不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见,商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是,商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求,即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事,不要把几件事放在一信内叙述,以利于所谈事情能及时得到处理。(6)结束语。是指在正文之后,签名之前所使用的客套用语,一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是:yours truly(你的真诚的),yours sincerely(你的忠诚的)yours faithfully(你的忠实的),等等。在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中,还可用yours most cordially(你的最真诚的)或yours respectfully(你的恭顺的)等。(7)签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称,相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中,签名通常要占三至四行,第一行常用作公司名称,全部要用大写;第二行用于个人签字,通常是既有签名,又有打印名,以便易于辨认签名;第三行常用于签名人的头衔。例如:yours truly,fidelity trading co.ing.(签 名)h.b.haslehurstgeneral managervery truly yours,i.t.inpormation(签 名)director hose m.netvery truly yours,united exporters company(签 名)max de hesvery truly yours,lewers & cooke,limited(签 名)e.w.twelmeyerpurchasing departmentvery truly yours,stern,mcrgenthau& co.,inc.(签 名)edward n.megaymachinery division在商贸英文书信中,即使是对认识的收信人,也要签上全名,即使信是打印的,也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的,这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外,有的信还要注明收发信编号,载入特别注意事项,如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等(当然这些都不是必需的,可视情况而定。),都有其固定的位置。如下图:发文编号收文编号信头日期收信人名址特别指定阅信人称 呼书信主题正 文结 尾签 名附 件